Einleitung


Mit der viflow-Integration unterstützt Sie viflow easy plan bei folgenden Aktivitäten:



  • Aufrufen von viflow easy plan aus viflow oder dem viflow WebModel
  • Prüfung von Prozessen, Bereichen und Informationen
  • Freigabe von Prozessen, Bereichen und Informationen
  • Prüfen der Gültigkeit von Prozessen, Bereichen und Informationen


Voraussetzungen


Die viflow-Prozessdatenbank muss als Datenbank am gleichen SQL Server gespeichert werden, auf dem sich auch die Datenbank von viflow easy plan befindet.



Aufrufen aus viflow oder dem viflow WebModel


Damit viflow easy plan aus viflow oder dem viflow WebModel aufgerufen werden kann, muss das Verzeichnis „AddOns“ im viflow Programmverzeichnis abgelegt werden. Das wird normalerweise im Rahmen der Installation durchgeführt.



Öffnen Sie viflow easy plan über die Registerkarte Add-Ins und klicken Sie dann auf easy plan.


Das viflow-easy-plan-Fenster kann wie alle anderen Fenster in viflow verschoben und verankert werden.





Bild: viflow easy plan in viflow



Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Erstellt eine neue Aufgabe

Erstellt eine neue Aufgabe auf Basis einer Vorlage

Aktualisiert die Ansicht

Zeigt „Meine Aufgaben“ in viflow easy plan an

Erstellt eine Aufgabe für die Prüfung und Freigabe eines Prozesses, Bereichs oder einer Information.



Neue Aufgaben werden immer im viflow Strukturbaum abgelegt.



TIPP:
Sie können Aufgaben auch für Bereiche und Informationen anlegen.



Im viflow WebModel steht Ihnen viflow easy plan in der Detailansicht bei Prozessen, Bereichen und Informationen zur Verfügung.


HINWEIS:

Im Webmodell steht die Prüfung und Freigabe nicht zur Verfügung, da das Webmodell üblicherweise nur die freigegebenen Prozesse beinhaltet-





Bild: viflow easy plan im WebModel



Einrichten der viflow-Integration


Die viflow Integration muss in Administration 🡪 Konfiguration 🡪 viflow Integration eingerichtet werden.

viflow-Datenbankname

Name der viflow Datenbank bei Verwendung der viflow-Integration.

Sprache

Gibt an welche Sprache der viflow Datenbank verwendet werden soll.

Vorlage Gültigkeitsprüfung

Aufgabenvorlage für die Gültigkeitsprüfung von viflow-Prozessen

Vorlauf Gültigkeitsprüfung (Tage)

Gibt an, wie viele Tage vor Ablauf der Gültigkeit eines Prozesses die Aufgabe basierend auf der eingestellten Vorlage zugewiesen werden soll.

Vorlage Prüfung

Wählen Sie hier die Aufgabenvorlage aus, die zur Prüfung eines Prozesses aus viflow verwendet werden soll.

Vorlage Freigabe

Wählen Sie hier die Aufgabenvorlage aus, die zur Freigabe eines Prozesses aus viflow verwendet werden soll.

Prüfung/Freigabe in Ordnung

Wählen Sie hier einen Eintrag aus dem Aufgaben-Ergebniskatalog aus, der eine positive Prüfung/eine positive Freigabe dokumentiert.

Prüfung/Freigabe nicht in Ordnung

Wählen Sie hier einen Eintrag aus dem Aufgaben-Ergebniskatalog aus, der eine negative Prüfung/eine positive Freigabe dokumentiert.








Initialisierung der viflow-Integration



Nachdem Sie die viflow-Integration eingerichtet haben, sind folgende Schritte erforderlich:



Bitten Sie Ihren Systemadministrator, das Skript create_easyplanUser_in_viflow_database.sql auf dem Datenbankserver auszuführen.Dieses Skript ermöglich den Zugriff von viflow easy plan auf die viflow-Datenbank.



Inhalt des Skripts:



USE viflow  -- Hier den Namen der viflow Datenbank eintragen

CREATE USER [easyplan] FOR LOGIN [easyplan] WITH DEFAULT_SCHEMA=[dbo]

GO

ALTER ROLE [db_datareader] ADD MEMBER [easyplan]

GO

ALTER ROLE [db_datawriter] ADD MEMBER [easyplan]

GO



Danach führen Sie in der Maske „Konfiguration“ die Funktion viflow Integration initialisieren im Kontextmenü aus.



Damit wird der Zugriff auf die viflow-Datenbank eingerichtet.





Die Ausführung dieser Funktion darf keinen Fehler anzeigen!



Dienst aktivieren



Für die Übernahme der Daten in die viflow-Prozessdatenbank muss der Dienst „viflow Integration“ aktiviert werden. Wir empfehlen kurze Intervalle einzustellen, z.B. 1 Minute.



Für die Gültigkeitsprüfung von viflow-Prozessen muss der Dienst „Gültigkeitsprüfung von viflow-Prozessen“ aktiviert werden. Wir empfehlen hier ein tägliches Intervall zu verwenden.





Einrichten des Freigabe Workflows


Um den Workflow für Prüfung und Freigabe zu verwenden, muss der Freigabe Workflow in viflow deaktiviert werden.

Datei 🡪 Optionen 🡪 Aktuelles Prozessmodell:


Ablauf für Prüfung und Freigabe


  1. Stellen Sie sicher, dass in viflow ein Prüfer mit einer gültigen E-Mail-Adresse angegeben ist.
    WICHTIG: In viflow easy plan muss diese Person ebenfalls mit der gleichen E-Mail-Adresse angelegt sein! Am besten, Sie verwenden in viflow und in viflow easy plan die AD-Integration um das sicherzustellen.
  2. Klicken Sie nun auf den Button zum Start der Prüfung.
  3. viflow easy plan erzeugt eine Aufgabe, basierend auf der konfigurierten Vorlage.
  4. Passen Sie nun die Aufgabe an, erzeugen Sie z.B. eine Prozessbeschreibung und andere Dokumente, und fügen Sie diese an die Aufgabe an.
  5. Starten Sie die Aufgabe
  6. Der Prüfer bekommt die Aufgabe über den normalen Aufgabenworkflow zugewiesen.
  7. Er muss diese Aufgabe mit den vorgesehenen Einträgen aus dem Ergebniskatalog beantworten.
  8. Im Fall einer positiven Prüfung wird der Status in viflow auf „Geprüft“ gesetzt, das Prüfdatum aktualisiert und automatisch eine Aufgabe zur Freigabe erzeugt. Sämtliche Notizen und Dokumente aus der Prüfaufgabe werden in die Freigabeaufgabe übernommen.
  9. Im Fall einer negativen Prüfung wird der Status in viflow auf „in Bearbeitung“ gesetzt, der Vorgang muss nach erfolgter Korrektur wieder neu begonnen werden.
  10. Im Fall einer positiven Freigabe wird der Status in viflow auf „Freigegeben“ gesetzt und das Freigabedatum aktualisiert.



HINWEIS:

Legen Sie in den Vorlagen für die Aufgaben zur Prüfung und Freigabe die passenden Informations- und Erinnerungsmails fest, damit Prüfer und Freigeber alle notwendigen Aktualisierungen erfahren.

In den Vorlagen kann der Platzhalter %1 verwendet werden. Dieser Platzhalter wird beim Erstellen der Aufgabe durch den Namen des viflow Objektes ersetzt.


HINWEIS:

Wenn Sie in viflow zwischen Entwurfs- und Hauptversion unterscheiden, werden Prüfung und Freigabe immer in der Entwurfsversion durchgeführt.



Ablauf Gültigkeitsprüfung von viflow-Objekten


viflow easy plan überprüft periodisch, ob die Gültigkeit eines viflow Objekts (Prozess, Bereich, Information) abläuft. Der Wert für den Vorlauf wird aus der Konfiguration entnommen.

Nehmen wir an, dieser Wert ist mit 30 Tagen festgelegt.



Wenn die Gültigkeit z.B. in 30 Tagen abläuft, erstellt viflow easy plan eine Aufgabe, basierend auf der konfigurierten Vorlage. Als Aufgabeninhaber wird der Modellierer verwendet, als Aufgabenerlediger die prozessverantwortliche Person.


Beide Personen müssen in viflow easy plan angelegt sein. Der Vergleich erfolgt dabei über die hinterlegte E-Mail-Adresse.

Die so erzeugte Aufgabe wird im viflow-Strukturbaum abgelegt und automatisch gestartet.



Bitte beachten Sie folgende Voraussetzungen:



viflow easy plan benötigt eine Aufgabenvorlage. Diese Aufgabenvorlage wird zur Erzeugung der Aufgabe verwendet, die bei den ungültigen viflow Objekten automatisch erstellt wird.

Um eine Aufgabenvorlage zu erstellen, öffnen Sie in der Aufgabenstruktur den Filter und aktivieren Sie die Checkbox für „Nur Vorlagen“.
Erstellen Sie nun die gewünschte Vorlage.





Hinweis:



In der Bezeichnung und in der Beschreibung der Aufgabe können folgende Platzhalter verwendet werden:

%1 = Name des viflow Objektes
%2 = Ablaufdatum der Gültigkeit



Diese Platzhalter werden vor dem Versenden der Aufgabe automatisch ersetzt.



Beispiel für eine Aufgabenvorlage:





Weisen Sie nun diese Vorlage in der Konfiguration zu:


Bild: Administration 🡪 Konfiguration 🡪 viflow Integration